Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste, päivitetty 1.9.2016.

Laatimispäivämäärä: 18.8.2021 (viimeisin päivitys 22.01.2022)

Rekisterinpitäjä

Avena Hyvinvointipalvelut y-tunnut 2705075-3

Postiosoite: Kaartotie 2 c 12, 39200 Kyröskoski

Käyntiosoite: Näsilinnankatu 28 E 5, 33200 Tampere ( Pesä läsnäolon yhteisön tilat)

Sähköposti: avenahyvinvointipalvelut@gmail.com puhelin 044 245 3320

Rekisteriasiat

Vastaamme rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin sähköpostitse.

Rekisterin hallinnoija ja ylläpitäjä on Anne Lehtonen / Avena Hyvinvointipalvelut

Rekisterin nimi

Avena Hyvinvointipalveluiden asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja henkilötietolain 8 §: n mukainen henkilötietojen käsittely yrityksen palveluiden kehittämiseen ja ylläpitämiseen liittyviin tarkoituksiin. Asiakasrekisterin henkilötiedot poistetaan tietokannasta pyydettäessä.

Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen uutiskirjeen lähettämisen sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Tietoja voidaan lisäksi käsitellä myös laskutuksen, perinnän, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, markkinoinnin ja muiden asiakkuuksien hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Avena Hyvinvointipalvelut käyttää henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen mm. Vello-ajanvarauspalvelua, sekä Holvi.com verkkokauppajärjestelmää yhteistyössä toisen toimijan Avenatar oy:n palvelun alla. Laskutusjärjestelmänä sekä kirjanpitojärjestelmänä toimii Holvi.com palvelut. Yhteydenpitoon, yhteyshenkilöluetteloon ja lomakkeiden täyttöön yritys käyttää Google Inc:n sekä Mailchimp palveluita. Selvyyden vuoksi todetaan, että edellä mainitut evät ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjiä vaan sen sijaan kyseiset yritykset ovat ns. henkilötietojen käsittelijöitä, jotka ovat huolehtineet henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

Rekisterin tietosisältö

Avena Hyvinvointipalveluiden asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

Etunimi ja sukunimi
Katuosoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero(t)
Ajanvaraukset sekä mahdolliset lisätiedot tai erityistoiveet asiakaskäynteihin liittyen
Maksutapahtumien tiedot
Tiedon siitä, että asiakas on hyväksynyt sopimus- ja mahdolliset maksu- ja laskutusehdot

Liikkeen maksujärjestelmää hallinnoi iZettle. Asiakkaan maksaessa pankkikortilla hän voi saada kuitin sähköpostitse tai tekstiviestillä. Sähköpostiosoite tallettuu iZettlen rekistereihin. Laskutusasiakkaiden nimi- ja osoitetiedot välitetään myös kirjanpitotoimistoon kirjanpidon yhteydessä. Kirjanpitotoimisto ei säilytä eikä käytä yrityksen asiakkaiden tietoja.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai kun asiakas tekee ajanvarauksen.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimalla tavalla. Tietoja ei siirretä pysyvästi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteritietoja voidaan jakaa palvelua yhdessä tuottavien sidosryhmien kesken.

Avena Hyvinvointipalveluiden käyttämiä käsittelijöitä:
Vello ajanvarausjärjestelmä http://www.vello.fi

Holvi.com verkkokauppajärjestelmä, kirjanpito sekä laskutusjärjestelmä http://www.holvi.com

Mailchimp – uutiskirje http://www.mailchimp.com

Google – www.google.fi

Avena Hyvinvointipalvelut kuuluu terveydenhuoltoalan yksityisiin ammatiharjoittajiin. Tästä syystä Avena Hyvinvointipalvelut on velvollinen ilmoittamaan vuosittaisen toimintansa luvut ja antamansa terapeuttisiin ja lääkinnällisiin hoitovaihtoehtoihin rinnastettavista hoidoista AVI:n ja Valviran toimielimille. Nämä tiedot eivät pidä sisällään asiakastietoja, mutta ne kattavat toiminnalliset luvut.

Tietojen poistaminen

Tiedot järjestelmistä voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Yksityishenkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Tarkastuspyynnön johdosta annettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1).

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa oleva virhe oikaistuksi. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja henkilöllisyys on todistettava.

Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja teknisesti suojattuina. Avena Hyvinvointipalveluiden asiakasrekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Yritys on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan yrittäjällä ja edellä mainutuilla käsittelijöillä on pääsy rekisterin sisältöön.

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten.

Muut Oikeudet

Avena Hyvinvointipalvelut pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Liike sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekistereihin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Vastaamme mielellämme rekisteriin liittyvissä kysymyksissä: avenahyvinvointipalvelut@gmail.com